அரச நிறுவனங்களுக்கு பொதுமக்கள் அனுப்பும் கடிதங்கள், மின்னஞ்சல் மற்றும் தொலைபெசி அழைப்புகளுக்கு பதிலளிக்கும் செயன்முறையை வினைத்திறனுடன் முன்னெடுக்குமாறு ஜனாதிபதி ரணில் விக்ரமசிங்க பணிப்புரை விடுத்துள்ளார்.
பொதுமக்கள் தமது வேலைகளை நிறைவு செய்து கொள்வதற்காக பாரிய சிரமங்களுக்கு மத்தியில் நேரம் மற்றும் பணத்தை செலவழித்து அரச நிறுவனங்களுக்கு வருகின்றனர். இதற்குப் பதிலாக, அந்நிறுவனங்களுக்கு அனுப்பப்படும் கடிதங்கள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் தொலைபேசி அழைப்புகளுக்கு உடனடி பதிலை வழங்கும் வினைத்திறனான செயன்முறையை முன்னெடுக்குமாறு ஜனாதிபதி பணிப்புரை விடுத்துள்ளார்.
இதற்கமைய ஜனாதிபதியின் செயலாளர் வழங்கியுள்ள ஆலோசனைப்படி, அரச நிறுவனங்களுக்கு அனுப்பப்படும் கடிதங்கள்,மின்னஞ்சல் மற்றும் தொலைபேசி அழைப்புகளுக்கு பதிலளிப்பது தொடர்பான விதிமுறைகள் அடங்கிய, பொதுநிர்வாக, உள்நாட்டு அலுவல்கள், உள்ளூராட்சி மற்றும் மாகாண சபைகள் அமைச்சின் செயலாளரின் கையொப்பத்துடனான விசேடக் கடிதம், அனைத்து அமைச்சுகளின் செயலாளர்கள், மாகாண பிரதம செயலாளர்கள் மற்றும் திணைக்கள தலைவர்களுக்கு அனுப்பி வைக்கப்பட்டுள்ளன.
மேலும் அரச நிறுவனங்களுக்கு பொதுமக்களிடமிருந்து கிடைக்கும் சாதாரணக் கடிதங்களுக்கு கூடுதல் முக்கியத்துவம் வழங்கவும் இதன் கீழ் நடவடிக்கை எடுக்கப்பட்டுள்ளது. இதன்படி, உடனடி பதில் வழங்க முடியாத சந்தர்ப்பங்களில், குறைந்தபட்சம் ஒரு வாரத்தினுள் இடைக்கால பதில் ஒன்றைப் பெற்றுக் கொடுப்பதற்கும் நான்கு (04) வாரங்களுக்குள் இதற்கான இறுதி பதிலை அனுப்புவது தொடர்பிலும் கவனம் செலுத்தப்பட்டுள்ளது.
அதேபோன்று அனைத்து உத்தியோகப்பூர்வ கடிதங்களுக்கும் பதிலளிக்கும்போது அக்கடிதத்தில் இடப்படும் கையொப்பத்திற்கு கீழ், அக்கடித்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள விடயத்துடன் தொடர்புடைய பிரதானியின் நேரடி தொலைபேசி இலக்கம், தொலைநகல் இலக்கம் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரி என்பன குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
அலுவலகங்களின் பொதுவான மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களை தினமும் பார்வையிடும் அதேவேளை, அதற்குப் பொறுப்பாக உத்தியோகத்தர் ஒருவர் நியமிக்கப்படவும் வேண்டும். அதேபோன்று மேலதிகாரியின் மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களும் தினமும் பார்வையிடப்பட வேண்டுமென வலியுறுத்தப்பட்டுள்ளது.
இதற்கமைய மின்னஞ்சல்களுக்கு வரும் கடிதங்களுக்கும் உடனுக்குடன் பதில் அனுப்பப்பட வேண்டும். அவ்வாறு அன்றைய தினமே மின்னஞ்சல் கடிதங்களுக்கு பதில் அனுப்ப முடியாமல் போனால், குறித்த கடிதம் கிடைத்திருப்பதாகவும் அதற்கான பதிலைப் பெற்று தருவதற்கு போதிய கால அவகாசத்தை வழங்குமாறும் குறிப்பிட்டு தற்காலிக பதிலொன்றை (Reply) அனுப்புதல் வேண்டும். இதேபோன்று குறிப்பிடப்பட்ட திகதிக்கு முன்னதாக அதற்குரிய பதிலை வழங்க வேண்டும்.
அலுவலகத்துக்கு வரும் அனைத்து தொலைபேசி அழைப்புகளுக்கும் பதிலளிக்க வேண்டிய அதேநேரம், அதிக தொலைபேசி அழைப்புகள் வரும் நிறுவனம் / பிரிவில் தொலைபேசி அழைப்புகளுக்கு பதிலளிப்பதற்கென விசேட உத்தியோகத்தர் ஒருவர் நியமிக்கப்பட வேண்டும்.
மேலும் அலுவலகங்களுக்கு வரும் தொலைபேசி அழைப்புகள் தொடர்பில் குறிப்பேடு ஒன்றும் கையாளப்பட வேண்டும். அதில் அழைப்பை மேற்கொண்டவரது பெயர், அழைப்புக்கான காரணம், மீண்டும் அவரை தொடர்பு கொள்வதற்கான இலக்கம் என்பன குறிப்பிடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும். உடனடி பதில் வழங்க முடியாத விடயங்களுக்கு அதனுடன் சம்பந்தப்பட்ட மேலதிகாரி அல்லது அவ்விடயத்துக்குப் பொறுப்பான அதிகாரியால் விரைவில் பதில் பெற்றுக் கொடுக்கப்பட வேண்டும் என்றும் பணிப்புரை வழங்கப்பட்டுள்ளது.
